我的效率工作流

别人问我”你用什么工具管理任务”的时候，我一般不知道怎么回答。

不是因为没有，是因为我工作流不是单个工具能说清楚。它是好几个工具凑在一起，各有各用处。

这篇文章记录我目前在用流程。你可能会觉得某些环节很原始（比如我用纸笔记待办），但这就是我试过各种方法之后选择。

我的工具链组合

先说全貌，后面展开每个部分。

信息输入
  ├── 网页 → Obsidian Inbox（剪藏）
  ├── 想法 → 纸笔或手机备忘录（快）
  └── 对话 → 直接在 Obsidian Daily 里记

信息处理
  ├── 短期（今天要做）→ 纸笔待办清单
  ├── 中期（本周要做）→ Obsidian + Dataview 查询
  └── 长期（参考资料）→ Obsidian Topics 文件夹

信息归档
  ├── 项目相关 → Obsidian Projects/项目名
  ├── 知识类 → Obsidian Topics/主题名
  └── 完成后 → 移到 Archive/

工具有轻重之分。轻的工具（纸笔、手机备忘录）用来快速记录，重的工具（Obsidian、命令行）用来整理和查找。

信息收集

收集信息最怕是：有东西想记，但工具太重，记不下来。

网页剪藏

我用的工具是 Obsidian Web Clipper（浏览器插件）。

配置好之后，点击插件图标，会把当前网页正文提取出来，保存成 Obsidian 笔记，放到 Inbox 文件夹。

我改了剪藏模板，让它自动加上这些信息：

---
source: {{url}}
clipped: {{date}} {{time}}
tags: #inbox #reference
---

# {{title}}

{{content}}

{{content}} 是网页正文。有时候提取效果不好（比如动态加载页面），我会手动复制粘贴。

剪藏之后，我不会马上整理。Inbox 就是用来堆。我每周清理一次，把值得保留移到 Topics 或 Projects，其余删掉。

快速记想法

有些想法出现在不合适拿出电脑时刻：走路、吃饭、睡前。

这种时候我用手机备忘录（iOS 自带）。打开快，不用选文件夹，不用想格式。

每天晚上或第二天早上，我会把备忘录里内容转到 Obsidian。这个”转移”的过程也是一个过滤过程：有些想法当时觉得好，现在看觉得一般，就不用记了。

如果我在电脑前，想法直接记在 Obsidian 的 Daily 笔记里。Daily 笔记是我”当天工作台”，什么都可以往里放。

对话和会议记录

我参加过一些会议，会后用软件整理笔记，结果整理得很好看，但会议里讨论细节忘了。

现在的做法：会议进行时就记。不追求格式，就是记要点、决策、待办。

我用 Obsidian 的 Meeting 模板（前面文章里提过），但经常不按模板来。如果讨论很发散，我就按时间线记；如果讨论很聚焦，我就按议题记。

关键是：记完之后，当天或第二天整理。把待办提取出来，放到待办清单；把决策记录链接到相关项目笔记。

如果拖了几天再整理，上下文就丢了。

任务管理

这部分我试过很多方法。GTD、番茄工作法、各种任务管理软件。

落在了一个很简单组合：纸笔 + Obsidian。

为什么用纸笔记待办

我以前用任务管理软件（Things、Todoist、Microsoft To Do 都试过）。发现一个问题：打开软件看任务，会顺便看别。

比如，打开 Things 想看今天要做事，看到昨天没完成，就开始想”昨天为什么没做完”，然后情绪变差，效率更低。

纸笔的好处是：你写什么，就只看到什么。

我每天早上习惯：在纸上写今天要做事。就写三四件，多了写不下（纸的大小是有限，这是优点）。

做完一件，划掉。一天结束，纸一扔。没做完，明天再写。

这个方法让我专注于”今天”，而不是”所有没做完事”。

纸笔的局限

纸笔适合”今天要做事”。但它不适合：

有截止日期任务（纸不会提醒）
需要在未来某个时间做事（纸会忘）
需要分步骤大任务（纸太小）

这些我用 Obsidian。

Obsidian 管理项目任务

每个项目，我在 Obsidian 里建一个项目笔记。

项目笔记结构：

# 项目名

## 目标

## 待办
- [ ] 任务1
- [ ] 任务2 [[子任务笔记]]

## 进度记录

## 参考资料

- [ ] 是 Obsidian 的任务语法。我配合 Dataview 查询，在 Dashboard 里显示所有项目待办任务。

但这个查询我只用来”回顾”，不用来”决定今天做什么”。决定今天做什么，还是用纸笔。

我为什么不用 GTD

GTD（Getting Things Done）方法的核心是：把所有任务从脑子里清出来，放到收集箱，然后定期回顾。

我试过。发现”定期回顾”这个环节我坚持不下来。收集箱里任务越积越多，变成负担。

现在我方式更接近”每天决定今天做什么”。不追求把所有事情都管理起来，只管理那些如果不记下来就会忘的事情。

专注力保护

这个话题我一开始觉得是鸡汤。后来发现，专注力是真实存在资源，用完了就没了。

我失去专注力方式

手机通知（微信、邮件、各种 App）
打开浏览器查东西，然后刷了半小时网页
同时开太多工具（IDE、终端、浏览器、笔记、聊天软件）

我保护专注力方法

手机静音，放在一边。不是飞行模式，是静音。有电话会听到，但通知不会弹。

浏览器只开一个窗口，一个标签页。查完东西就关。如果 needs multiple tabs（需要多个标签页），说明这件事比较复杂，值得新建一个浏览器窗口专门做这件事。

全屏模式。写代码或写文章时，我用全屏（macOS 用 Cmd+Ctrl+F，Windows 用 F11）。隐藏菜单栏和任务栏，减少视觉干扰。

番茄工作法，但灵活用。我不用严格 25 分钟工作 + 5 分钟休息。我用的是：设置一个大概时间盒（比如”这件事我做 30 分钟”），然后专注做。如果 30 分钟后还没做完，但状态很好，就继续。如果做完了，就休息一下。

关键是：一个时间盒里只做一件事。

休息时做什么

以前休息时我会刷手机。后来发现，刷手机不是休息，是另一种消耗（眼睛看着屏幕，大脑处理信息）。

现在休息时我做事情：

站起来走几步
倒杯水
看一下窗外
做几个伸展动作

这些事情共同点：不用屏幕。

自动化脚本

有些事情我每天做，或者经常做。如果可以用脚本代替，我就写。

脚本 1：每日笔记自动创建

我每天一篇日记。以前是手动创建，后来写了个脚本，每天自动在 Obsidian Daily 文件夹里创建当天笔记。

我用的是 macOS 的快捷指令（Automator），但原理很简单：用命令行也可以。

#!/bin/bash
# create-daily-note.sh

DATE=$(date +%Y-%m-%d)
FILE="/path/to/Obsidian/Daily/${DATE}.md"

if [ ! -f "$FILE" ]; then
  cat > "$FILE" << EOF
# ${DATE}

## 今天做了什么

## 遇到的问题

## 想法

## 待办
- [ ]
EOF
fi

然后在 crontab 里设置每天自动运行：

# 每天早上 9 点创建当天的笔记
0 9 * * * /path/to/create-daily-note.sh

Windows 可以用任务计划程序做类似事情。

脚本 2：快速搜索并打开 Obsidian 笔记

我在命令行里写了一个函数，用 fzf 搜索 Obsidian 笔记，选中后自动用编辑器打开。

# ~/.zshrc 或 ~/.bashrc

obs() {
  local file=$(find /path/to/Obsidian -name "*.md" | fzf)
  if [ -n "$file" ]; then
    vim "$file"   # 或者 code "$file"，如果你用 VS Code
  fi
}

运行 obs，输入笔记名部分关键词，选中后回车，就在 vim 里打开了。

这个脚本我每天用好几次。比打开 Obsidian 图形界面、然后用搜索框找笔记快。

脚本 3：批量转换文件格式

有时候我需要把一批文件从一种格式转成另一种（比如 .docx 转 .md）。

我用的是 pandoc：

# 把当前目录下所有 .docx 文件转成 .md
for file in *.docx; do
  pandoc "$file" -o "${file%.docx}.md"
done

如果这个操作我经常做，我会把它写成函数：

batch-convert() {
  local from_ext=$1
  local to_ext=$2
  for file in *."$from_ext"; do
    pandoc "$file" -o "${file%.$from_ext}.$to_ext"
  done
}

用法：batch-convert docx md。

脚本 4：Git 自动提交笔记变更

我的 Obsidian 笔记文件夹是一个 git 仓库。这样我可以追踪笔记修改历史，也可以在不同设备间同步。

但我经常忘记提交。所以写了一个脚本，每天自动提交当天变更。

#!/bin/bash
# auto-commit-notes.sh

cd /path/to/Obsidian

git add .
git commit -m "Auto commit: $(date +%Y-%m-%d\ %H:%M)"

配合 cron（macOS/Linux）或任务计划程序（Windows），每天运行一次。

我不用这个脚本做精细版本管理。它的作用是：防止忘记提交导致不同设备笔记冲突。精细的提交（带有意义交付信息），我在手动做重要修改时会做。

工作流迭代过程

这个工作流不是一开始就这样。它变过很多次。

第一版：All in Notion

最开始，我把所有东西都放在 Notion：笔记、任务、项目、数据库。

问题：Notion 是云端工具，没有网络就用不了。而且，它太”重”了。打开一个页面要等，输入有延迟。

我用了一年，把笔记导出来，转到 Obsidian。

第二版：All in Obsidian

转到 Obsidian 之后，我把任务管理也搬进去了。用 - [ ] 语法，配合 Dataview 查询。

问题：任务散在各处，看不到全局。而且 Obsidian 没有提醒。

这个阶段持续了半年。然后我把”今天要做事”移到纸笔，Obsidian 只用来管理项目任务。

第三版（当前）：混合

现在的版本：

快速记录 → 手机备忘录或纸笔
笔记和知识 → Obsidian
今天要做事 → 纸笔
项目任务 → Obsidian
专注工作 → 全屏 + 一个任务
自动化 → 脚本处理重复事情

这个版本我用了快一年，没有大改。可能它就是适合我现在状态。

我会继续改吗

会。工作流不是固定。

如果我工作内容变了（比如从写代码变成带团队），工具链可能也要变。

我现在原则是：每季度回顾一次。看哪些环节觉得卡，哪些工具不顺手。然后改。

但不要经常改。改工具本身也会消耗专注力。

真诚的建议

如果你在找”最好的效率工作流”，我的回答是：没有。

效率工作流是个性化。适合我，你可能用不惯。你用得顺手，别人可能觉得太简单。

选工具时候，问自己两个问题：

这个工具解决是什么问题？如果这个问题我没遇到，就先不用。
这个工具我愿意每天打开吗？如果界面或操作让我觉得烦，就换一个。

工具是手段。如果它让你觉得”我今天把该做事做了”，就够了。

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